可用於： Microsoft 365 Copilot
政府場景： 改善採購週期
設想
在整個採購過程中使用人工智慧，以更少的工作量獲得有利的條款。
1. 收集 RFP 要求
使用 Word 中的 Copilot 工具，參考以往的 RFP，產生 RFP 所需項目清單。 Copilot 可以快速彙總和整理文件及網路內容，從而顯著提高工作效率。.
Word 中的副駕駛
範例提示：根據 /[先前的 RFP 檔案] 產生 RFP 所需項目清單。.
2. 分析採購數據
使用 Excel 中的 Copilot 追蹤和分析採購指標，確定可縮短採購週期的領域。
分析師
範例提示：根據 /[生產數據] 中的數據，確定週期時間改進的領域。.
3. 標準化合約模板
在 Word 中使用 Copilot 建立標準化的合約模板，確保一致性和合規性。將重要的要求要點轉換為文本，並快速整合到草稿中。.
Word 中的副駕駛
範例提示：建立標準化的合約模板，確保符合採購政策。.
4. 目前的採購策略
使用 Office Agent 開發高品質的簡報，可以輕鬆傳達清晰的訊息，幫助縮短達成交易的時間，並制定改善採購週期時間的策略。.
範例提示：製作一份 PowerPoint 簡報，概述縮短採購週期時間的策略。.
5. 利害關係人會議總結
利害關係人會議結束後，請查看 Teams 中由 Copilot 產生的會議紀要，其中總結了要點和行動項。 Copilot 會自動總結關鍵討論要點，識別參與者之間的共識或分歧，並提出行動建議。.
團隊中的副駕駛
範例提示：總結利害關係人會議，重點在於突出關鍵點和行動事項。.
6.發送批准郵件
使用 Copilot 將項目符號清單轉換為專業的電子郵件，總結對各種供應商的批准情況，包括進行最終審核，以確保語言清晰、簡潔且有影響力。.
Outlook 中的副駕駛
範例提示：將這些要點整理成一封專業的電子郵件，總結供應商審核狀況。.
1訪問 Microsoft 365 Copilot 聊天 m365copilot.com或 Microsoft 365 Copilot Chat 行動應用程式並將切換設為「Web」。
2訪問 Microsoft 365 Copilot 聊天 m365copilot.com、Microsoft 365 Copilot Chat 行動應用程式或 Teams 中的 Microsoft 365 Copilot Chat 應用程序，並將切換設為「工作」。
3AI 代理程式允許 Copilot 存取您組織的特定應用程式。過去，這需要呼叫 API 才能從記錄系統取得資料。
本範例場景中的內容僅用於演示目的。您應該評估 Copilot 如何與您組織的業務流程、監管要求和負責任的 AI 原則保持一致。
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