Hướng dẫn phản hồi Microsoft 365 Copilot dành cho Nhà vô địch

Bước một

Xác định mục đích

Trước khi đặt bất kỳ câu hỏi nào, hãy chọn một lĩnh vực trọng tâm: rào cản trong việc áp dụng, chất lượng phản hồi nhanh chóng, tiết kiệm thời gian hoặc sự tin tưởng. Hãy cho nhóm biết phản hồi sẽ được sử dụng như thế nào: cải tiến, đào tạo hay giải quyết vấn đề lên cấp trên.

Mẹo hay: Mọi người sẽ đưa ra phản hồi tốt hơn khi họ biết rằng điều đó sẽ dẫn đến hành động cụ thể.

Bước hai

Sử dụng nhiều kênh nhẹ

Đừng chỉ dựa vào khảo sát. Hãy kết hợp các phương pháp dưới đây để thu thập cả thông tin và câu chuyện:

• Phản hồi nhỏ: 1 câu hỏi, được gửi qua cuộc trò chuyện Teams
• Khảo sát nhanh: 2–5 câu hỏi, sử dụng Mẫu Viva Pulse hoặc Microsoft
• Thảo luận trực tiếp: cuộc họp đứng hoặc cuộc họp nhóm
• Phản hồi không đồng bộ: Kênh Teams chuyên dụng
• 1:1 với người dùng thành thạo và người hoài nghi

Mẹo hay: Các cuộc khảo sát cho bạn biết xu hướng, nhưng những nhận xét định tính mới là nơi chứa đựng những hiểu biết sâu sắc.

Bước ba

Thiết lập một nhịp điệu đều đặn

• Hai tuần một lần: Phản hồi ngắn gọn 1 câu hỏi
• Hàng tháng: Khảo sát mạch 5 phút
• Hàng quý: Tìm hiểu chuyên sâu hoặc hồi tưởng trong 30 phút

Bước bốn

Đặt câu hỏi sắc bén

Tránh những câu hỏi chung chung như “Bạn có thích nó không?” và thay vào đó hãy tập trung vào những câu hỏi cụ thể đề cập đến các chủ đề chính, chẳng hạn như cách sử dụng dựa trên nhiệm vụ, hiệu quả tổng thể và các yêu cầu hỗ trợ. Sử dụng ngân hàng câu hỏi ở trang tiếp theo để lên kế hoạch cho các câu hỏi gợi ý theo chủ đề.

Bước năm

Chụp và gắn thẻ

Ghi lại phản hồi vào tài liệu hoặc công cụ theo dõi Loop dùng chung. Gắn thẻ cho từng mục theo chủ đề để nhanh chóng phát hiện các mẫu chung:

• Nhắc nhở
• Sự chính xác
• Tiết kiệm thời gian
• Lòng tin
• Khoảng trống trong đào tạo
• Các vấn đề kỹ thuật

Lưu ý tần suất; sự kiện xảy ra một lần so với sự kiện lặp đi lặp lại để phân biệt nhiễu với tín hiệu.

Bước sáu

Đóng vòng lặp

Chia sẻ với nhóm bản tóm tắt ngắn gọn “Những gì chúng ta đã nghe / Những gì chúng ta đã làm”. Nêu bật 1-3 hành động đã thực hiện. Chỉ ra những ý tưởng đã được triển khai và giải thích những hạn chế khi một điều gì đó chưa thể thay đổi.

Mẹo hay: Ví dụ: “Bạn đã nói với chúng tôi rằng bản tóm tắt Copilot quá dài. Chúng tôi đã thêm hướng dẫn tóm tắt ngắn gọn và sẽ xem xét lại vấn đề này sau hai tuần nữa.”

Bước bảy

Cung cấp thông tin chi tiết cho nguồn dữ liệu đầu vào.

• Chia sẻ các xu hướng với nhóm phụ trách triển khai dự án của bạn.
• Hãy báo cáo các vấn đề về sản phẩm thường xuyên xảy ra thông qua các kênh chính thức.
• Hãy đóng góp những hiểu biết của bạn cho cộng đồng Champion.

Áp dụng & Sử dụng

• Bạn đã thực sự sử dụng Copilot cho nhiệm vụ gì trong tuần này?
• Copilot đã giúp bạn tiết kiệm thời gian nhiều nhất ở đâu?
• Bạn đã ngừng sử dụng kịch bản nào và tại sao?

Hiệu quả

• Điều gì đã đạt kết quả tốt hơn mong đợi?
• Copilot có những điểm yếu hoặc cảm giác không đáng tin cậy ở điểm nào?
• Có gợi ý nào đáng để học hỏi từ bạn không?

Niềm tin và sự tự tin

• Bạn đã kiểm tra đầu ra của Copilot chưa? Tại sao hoặc tại sao không?
• Điều gì khiến bạn ngần ngại sử dụng Copilot?
• Điều gì sẽ khiến bạn cảm thấy thoải mái khi sử dụng nó trên nội dung nhạy cảm?

Kích hoạt

• Bạn có thể làm gì để sử dụng Copilot hiệu quả hơn?
• Chúng ta nên ghi lại tình huống hoặc gợi ý nào?
• Nếu chúng ta khắc phục được một vấn đề trong tháng này, vấn đề nào sẽ giúp tăng mức độ sử dụng của bạn nhiều nhất?

Đặc trưng của người hoài nghi

• Bạn đang cố gắng đạt được điều gì khi quyết định không sử dụng Copilot?
• Trong quy trình làm việc của bạn, Copilot cần được tích hợp vào vị trí nào để mang lại hiệu quả?
• Rào cản nằm ở đâu? Là sự tin tưởng, nỗ lực hay kiến thức?