Verfügbar mit: Microsoft 365 Copilot Chat
Non-Profit-Szenario: Erstellen Sie vorgefertigte Antworten auf behördliche Anfragen
Szenario
Durch die Nutzung von Microsoft 365 Copilot können Mitarbeiter gemeinnütziger Organisationen effizient standardisierte Antworten auf behördliche Anfragen erstellen, verfeinern und einsetzen.
Dieser Prozess beschleunigt die Einhaltung von Vorschriften, verbessert die Genauigkeit, optimiert die Zusammenarbeit und stellt sicher, dass jede Antwort professionell und revisionssicher ist – wodurch die Mitarbeiter Zeit haben, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren.
1. Regulatorische Anforderungen erfassen
Ein junger Rechtsreferendar ist mit der Erstellung von Vorlagen zur Unterstützung verschiedener behördlicher Anfragen beauftragt. Copilot Chat kann relevante Richtlinien und Compliance-Standards anhand öffentlicher Quellen oder zuvor gespeicherter Dokumente zusammenfassen.
Microsoft 365 Copilot Chat1
Nutzen: Hilft dabei, eine schnelle Einhaltung zu gewährleisten.
Bewusstsein durch die Verankerung der Antwortvorlagen
durch aktuelle Vorschriften das Risiko verringern
veraltete oder unvollständige Informationen.
2. Entwurf einer ersten Antwortvorlage
In Word generiert Copilot einen professionellen, strukturierten Entwurf, der Mitarbeitern hilft, auf behördliche Anfragen zu antworten – einschließlich Standardabschnitten wie Einleitung, Konformitätserklärung und Kontaktdaten.
Copilot in Word
Nutzen: Spart Zeit und Aufwand und beschleunigt die Entwurfsphase. durch die Bereitstellung einer sofort bearbeitbaren Vorlage, wodurch Konsistenz und Professionalität gewährleistet werden.
3. Zusammenarbeiten und überprüfen
Der Mitarbeiter teilt den Entwurf in einer Teams-Besprechung zur Überprüfung durch Kollegen. Copilot hilft dabei, die Besprechungsinhalte, einschließlich Verbesserungsvorschlägen, zusammenzufassen.
Copilot in Teams
Nutzen: Verbessert Qualität und Compliance durch verbesserte Zusammenarbeit mit optimierten Prüfzyklen und umsetzbarem Feedback.
4. Verfeinern und personalisieren
Anschließend passt der Mitarbeiter die Vorlage an spezifische Szenarien an, beispielsweise Anfragen von verschiedenen Behörden oder Regionen. Copilot schlägt sprachliche Anpassungen und einen angepassten Tonfall vor und fügt relevante Details basierend auf dem Anfragekontext ein. Vor der endgültigen Freigabe wird sichergestellt, dass die Vorlage den Organisationsstandards entspricht.
Copilot in Word
Nutzen: Ermöglicht eine schnelle Anpassung um die Genauigkeit bei verschiedenen Aufsichtsbehörden zu verbessern, die Relevanz zu erhöhen und den manuellen Bearbeitungsaufwand zu reduzieren.
5. Reaktionsprozesse optimieren
Nachdem die Vorlagen für behördliche Antworten fertiggestellt sind, stellen Sie sicher, dass wichtige behördliche Anfragen mithilfe der Priorisierungsfunktionen für den Posteingang umgehend bearbeitet werden. Mit Copilot in Outlook können Compliance-Teams kritische Nachrichten schnell erkennen und beantworten.
Copilot in Outlook
Nutzen: Hilft dabei, die Reaktionszeit der Regulierungsbehörden zu verkürzen, wodurch die
Das Risiko, dringende Anfragen zu übersehen, wird minimiert, und der Antwortprozess wird durch zuvor erstellte Vorlagen optimiert.
1Greifen Sie auf den Microsoft 365 Copilot-Chat zu unter m365copilot.com, oder die mobile Microsoft 365 Copilot Chat-App und stellen Sie den Schalter auf „Web“.
2Greifen Sie auf den Microsoft 365 Copilot-Chat zu unter m365copilot.com, die mobile Microsoft 365 Copilot Chat-App oder die Microsoft 365 Copilot Chat-App in Teams und stellen Sie den Schalter auf „Arbeit“.
3KI-Agenten ermöglichen Copilot den Zugriff auf Ihre organisationsspezifischen Apps. Bisher wäre hierfür ein API-Aufruf erforderlich gewesen, um Daten aus einem System of Record abzurufen.
Der Inhalt dieses Beispielszenarios dient nur zu Demonstrationszwecken. Sie sollten bewerten, wie Copilot mit den Geschäftsprozessen, gesetzlichen Anforderungen und verantwortungsvollen KI-Prinzipien Ihres Unternehmens übereinstimmt.
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